הקמת משרד: מדריך מקיף לעיצוב משרדים, תכנון תקציבי ואופטימיזציה של עלויות

הקמת משרד חדש או שיפוץ משרד קיים מהווה פרויקט מורכב המשלב היבטים רבים - מהתכנון האדריכלי ועיצוב משרד מקצועי ועד לביצוע עבודות הגמר והאבזור. עיצוב ותכנון משרדים נכון וניהול תקציבי מדויק הם קריטיים להצלחת הפרויקט ולהשגת התוצאה הרצויה במסגרת המשאבים הזמינים.

גורמים המשפיעים על עלות עיצוב המשרדים ותכנון הפרויקט
עלות הקמת משרד ועיצובו מושפעת ממספר גורמים מרכזיים:

1. גודל הנכס - ככל שהמשרד גדול יותר, כך עולות העלויות בכל הקטגוריות של עיצוב חללי העבודה.

2. מורכבות התכנון והעיצוב - תכנון מורכב בעיצוב חללי עבודה, חללים ייחודיים, ופתרונות עיצוביים מיוחדים יגדילו את העלויות.

3. רמת הגימור הנדרשת - איכות חומרי הגמר בעיצוב , הריהוט והאבזור משפיעה ישירות על העלות הכוללת.

כפי שמציין אדריכל רועי רמון, מומחה לתכנון ועיצוב פנים למשרדים וחללי עבודה: "מגוון רחב של עלויות נדרשות להשלמת כל פרויקט עיצוב סביבות עבודה, החל מהתכנון הראשוני ועד לשלב המסירה של הנכס לאכלוס. אנו גוזרים את רמת הגימור מתקציב הפרויקט ומתאימים אותו לצורכי הלקוח. כמובן שבכל תקציב עיצוב אנו דואגים לשמור על איכות החלל ועל תכנון מוקפד."


קטגוריות העלויות העיקריות
1. עלויות תכנון
שלב התכנון ועיצוב המשרד הוא הבסיס לפרויקט מוצלח ומדויק. עלויות בקטגוריה זו של עיצוב משרדים כוללות:

• שכר טרחת אדריכל/מעצב פנים: תשלום עבור תכנון קונספטואלי בעיצוב , הכנת סקיצות, פיתוח תוכניות עבודה מפורטות (הכוללות תוכניות בנייה, הריסה, חשמל, אינסטלציה, מיזוג אוויר, תאורה, תקשורת ועוד), הכנת מפרטים טכניים וליווי פרויקט עיצוב משרדים.

• יועצים מקצועיים: שכירת יועצים מומחים בתחומים ספציפיים הנדרשים לפרויקט, כגון:

  • יועץ מיזוג אוויר

  • יועץ חשמל

  • יועץ אינסטלציה

  • יועץ תאורה

  • יועץ נגישות

  • יועץ אקוסטיקה

  • יועץ בטיחות/כיבוי אש

  • קונסטרוקטור (במידת הצורך)

• היתרים ואישורים ראשוניים: עלויות הקשורות להגשת בקשות וקבלת אישורים מהרשויות הרלוונטיות, כגון תשלום אגרות שונות (למשל, אגרת כיבוי אש), עלויות פתיחת חיבורים חדשים (כמו חשמל) ועוד.

• ​

2. עלויות ביצוע
זהו החלק המרכזי והיקר ביותר בפרויקט, והוא כולל את בניית המשרד בפועל:

• עבודות קבלן: עלות העבודה של הקבלן הראשי וקבלני המשנה לביצוע כלל עבודות הבנייה, ההריסה (במידת הצורך), והגמר בהתאם לתוכניות. זה כולל עבודות שלד, בניית קירות גבס, עבודות טיח וצבע, ריצוף, חיפוי ועוד.

• מערכות טכניות: רכישה והתקנה של המערכות הנדרשות לתפקוד המשרד:

  • מערכת חשמל (כולל לוחות, חיווט, שקעים, מתגים)

  • מערכת מיזוג אוויר (HVAC)

  • מערכת אינסטלציה (מים וביוב)

  • מערכת תקשורת (חיווט ותשתיות לרשת מחשבים וטלפוניה)

  • מערכות בטיחות וכיבוי אש (ספרינקלרים, גלאי עשן וכו')

• חומרי גמר: עלות רכישת חומרי הגמר עצמם, כגון אריחי ריצוף, פרקט, חיפויי קיר, תקרות אקוסטיות/דקורטיביות, דלתות, חלונות, כלים סניטריים, ברזים ועוד. רמת החומרים היא גורם משמעותי המשפיע על העלות הכוללת.

• פיקוח עליון: תשלום לאדריכל וליועצים עבור ביקורים באתר הבנייה במהלך הביצוע, שמטרתם לוודא שהעבודה מתבצעת בהתאם לתוכניות ולמפרטים, ולספק פתרונות לבעיות שעולות בשטח.

3. עלויות אבזור וריהוט בעיצוב סביבת העבודה
לאחר סיום עבודות הבנייה והגמר, יש לאבזר ולרהט את המשרד במסגרת תהליך עיצוב משרדים מקצועי:

• ריהוט: בעיצוב ותכנון משרדים נדרשת רכישת ריהוט משרדי כגון שולחנות עבודה, כיסאות ארגונומיים, מערכות ישיבה לאזורים משותפים, ארונות אחסון, ריהוט לקבלה ולחדרי ישיבות.

• נגרות מותאמת אישית: חלק חשוב בעיצוב הוא ייצור פריטי נגרות מיוחדים לפי תכנון, כמו דלפקי קבלה, מטבחונים, ארונות קיר, חיפויים דקורטיביים מעץ ועוד.

• הצללה וגרפיקה: עיצוב משרדים איכותי כולל רכישה והתקנה של פתרונות הצללה (וילונות, תריסים) ועיצוב גרפי לחלל (מדבקות קיר, טפטים, שילוט פנימי וחיצוני).

• עיצוב משלים: עיצוב משרד מושלם כולל פריטים המשלימים את האווירה העיצובית: גופי תאורה דקורטיביים, צמחייה טבעית או מלאכותית, חפצי אומנות, שטיחים ועוד.

• מולטימדיה: רכישה והתקנה של ציוד טכנולוגי כמו מסכים לחדרי ישיבות, מקרנים, מערכות סאונד, מצלמות אבטחה ומערכות וידאו קונפרנס.

• מוצרי חשמל: רכישת מוצרי חשמל למטבחון ולאזורים נוספים (מקרר, מדיח כלים, מיקרוגל, מכונת קפה, טלוויזיות וכו').

4. עלויות נוספות ובלתי צפויות
מעבר לעלויות הישירות, יש לקחת בחשבון הוצאות נוספות:

• אגרות ואישורים סופיים: תשלומים נוספים לרשויות עבור אישורים סופיים הנדרשים לאכלוס (כגון אישור כיבוי אש סופי, טופס 4 במידת הצורך).

• בדיקות תקינות: עלות ביצוע בדיקות מקצועיות למערכות השונות (חשמל, אינסטלציה, מיזוג אוויר, בטיחות אש) על ידי בודקים מוסמכים.

• ניהול פרויקט: במקרים רבים נשכר מנהל פרויקט חיצוני המפקח על כל התהליך מטעם היזם/הלקוח. לעלות זו יש להוסיף הוצאות ניהול שוטפות.

• ניקיון והובלות: עלות ניקיון יסודי של המשרד לאחר סיום העבודות ולפני הכניסה, ועלות הובלת ציוד וריהוט קיים או חדש.

• בלתי צפוי (בצ"מ): סעיף תקציבי קריטי המיועד לשינויים, תוספות או בעיות בלתי צפויות שמתעוררות במהלך הפרויקט. נהוג להקצות בין 5% ל-15% מסך עלות הביצוע לסעיף זה, בהתאם למורכבות הפרויקט.

עיצוב ותכנון משרדים וניהול תקציבי - המפתח להצלחת הפרויקט
כתב כמויות בתכנון משרדים - כלי חיוני לתכנון תקציבי מדויק
בליבו של כל פרויקט משרדים מוצלח נמצא כתב הכמויות - מסמך אסטרטגי המהווה את המפה הפיננסית של הפרויקט. מומחי עיצוב משרדים משתמשים בכתב כמויות מפורט כדי לתכנן את כל היבטי הפרויקט: מפרט את כל הסעיפים הנדרשים, תיאורי העבודה המדויקים, יחידות המידה (מ"ר, מ"א, יחידה, קומפלט), והכמויות הנדרשות בכל שלב של עיצוב ותכנון המשרדים.
כתב כמויות מקצועי בעיצוב משרדים מעניק שני יתרונות משמעותיים: ראשית, הוא מאפשר לקבלני עיצוב חללי העבודה לתמחר בדייקנות את עלויות הביצוע ולהימנע מחריגות תקציביות; שנית, הוא מספק לבעלי העסק כלי השוואה אובייקטיבי בין הצעות המחיר השונות לפרויקט  המשרדים.
סטודיו מקצועי לעיצוב חללי עבודה ידאג שכתב הכמויות יהיה מפורט ומדויק עד לרמת הפרט האחרון, ויכלול את המכלול השלם של העבודות והפריטים - החל מעבודות ההריסה והבנייה הראשוניות, דרך תכנון וביצוע מערכות החשמל, התקשורת והאינסטלציה, ועד לפרטי הגמר והאבזור שמשלימים את חווית העיצוב המרחבית.

טיפים לחיסכון בעלויות 

1. תכנון מדויק מראש: השקעה בתכנון מפורט ומדויק של המשרדים מראש תחסוך שינויים יקרים במהלך הביצוע.

2. תיעדוף צרכים : הגדרת סדרי עדיפויות ברורים בעיצוב - מה הכרחי ומה ניתן לדחות או לוותר עליו.

3. בחירת חומרים חכמה: בחירת חומרי גמר וריהוט בעיצוב המשלבים איכות טובה במחיר סביר, והשקעה בפריטים אסטרטגיים שנראים לעין.

4. השוואת הצעות מחיר: קבלת מספר הצעות מחיר לעיצוב משרדים מקבלנים שונים וספקים שונים.

5. ניהול פרויקט מקצועי: העסקת מנהל פרויקט מנוסה בשיפוץ או הקמת משרדים יכולה לחסוך כסף רב בטווח הארוך, למרות העלות הנוספת.

6. שיתוף פעולה עם אנשי מקצוע: עבודה צמודה עם האדריכל ומומחי תכנון משרדים והיועצים השונים לאיתור פתרונות יעילים וחסכוניים.

7. שימוש בציוד ורהיטים קיימים: במקרה של שיפוץ או מעבר משרד, בחינת האפשרות לשילוב ריהוט קיים בעיצוב משרדים חדש.

8. ​

סיכום עיצוב משרדים מקצועי
הקמת משרד ועיצוב סביבות העבודה היא השקעה משמעותית המחייבת תכנון תקציבי קפדני. הבנה מעמיקה של כלל מרכיבי העלות בתכנון ועיצוב במשרדים, הכנת כתב כמויות מפורט, וניהול ביצוע יעיל של פרויקט משרדים הם המפתח להשלמת הפרויקט במסגרת התקציב והזמן שהוגדרו, תוך יצירת סביבת עבודה פונקציונלית, איכותית ומותאמת לצרכי הארגון.
שיתוף פעולה הדוק עם מומחה לתכנון ועיצוב משרדים, אדריכל או מעצב פנים מנוסה, וכן עם מנהל פרויקט מקצועי בתחום המשרדים, יסייע רבות בהתמודדות עם האתגרים והמורכבויות של הפרויקט, ויבטיח תוצאת עיצוב משרדים מיטבית שתשרת את הארגון לאורך זמן.