​

הגברת הפרודוקטיביות

 

המטרה המרכזית בתכנון ועיצוב משרדים היא שיפור הפרודוקטיביות, שהיא גם האתגר המשמעותי ביותר. פרודוקטיביות מתייחסת לאיזון העדין בין עלויות התפוסה של חלל העבודה ובין התרומה שלו לביצועי העובדים. המטרה היא להגדיל את תפוקת הצוות תוך מזעור העלויות. אף על פי שהפחתת עלויות היא פרדיגמה נפוצה, ישנו כיום דגש גובר על יצירת סביבת עבודה יעילה לשיפור ביצועי העובדים.

 

כדי לאפשר לעובדים להיות פרודוקטיביים בצורה מיטבית, על המשרד לעמוד בסטנדרטים בסיסיים של ארגונומיה ואקלים פנימי. הדבר כולל נוחות תרמית, נוחות ויזואלית, איכות אוויר גבוהה ונוחות אקוסטית. גורמים אלה, המכונים "גורמי היגיינה", אולי לא משפרים את הפרודוקטיביות ישירות, אך היעדרם עלול לפגוע בה באופן משמעותי. סביבה נוחה היא הכרחית כדי לאפשר לעובדים להתמקד ולתפקד ברמה הגבוהה ביותר.

 

בנוסף, סביבת העבודה צריכה להיות מותאמת לפעילויות השונות של העובדים. תהליכי עבודה מגוונים דורשים חללים שונים. לדוגמה, משימות הדורשות ריכוז עמוק נהנות מסביבה נטולת הסחות דעת, בעוד שתהליכים אינטראקטיביים משגשגים בסביבות דינמיות המעודדות שיתוף פעולה ותקשורת.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- הגדרה ומדידה של תפוקה: חשוב להגדיר ולמדוד     פרודוקטיביות באופן יעיל. הבנת המדדים היא הצעד הראשון לשיפור.

- גורמי פריון מרכזיים: יש לזהות את הגורמים המרכזיים שיכולים לשפר את הפרודוקטיביות, כמו הפריסה הפיזית של המשרד וזמינות הטכנולוגיה והמשאבים.

- השפעת עיצוב המשרד: יש לבחון כיצד עיצוב המשרד משפיע על גורמים אלו. בחירות עיצוביות אסטרטגיות יכולות לשפר את הפרודוקטיביות באמצעות זרימת עבודה יעילה יותר, מרחבי שיתוף פעולה ומרכזי חדשנות.

הבנת ההבדלים בין פרודוקטיביות אישית, מחלקתית וארגונית היא חיונית לא רק לניהול יעיל של משאבים, אלא גם להצלחת הארגון בטווח הארוך. הקשר בין סביבת העבודה הפיזית לתפוקה הוא לרוב חמקמק ומורכב, מה שמקשה על מנהלי משאבי אנוש וארגונים לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים. עיצוב המשרד, אם כי חשוב, הוא רק אחד מגורמים רבים שמשפיעים על הפרודוקטיביות. גורמים נוספים כוללים את תוכן העבודה, הדינמיקה של היחסים הבינאישיים, מערכת התגמול, והתרבות הארגונית.

 

בנוסף, הפרודוקטיביות נותרה מושג מעורפל שהגדרתו ומדידתו עשויות להשתנות בין ארגון לארגון. ישנם מקרים שבהם פרודוקטיביות נמדדת על פי תפוקות כמותיות, בעוד שבאחרים היא נמדדת על פי איכות העבודה או רמת שביעות הרצון של העובדים. מסיבות אלו, הכוונה לשיפור הפרודוקטיביות בלבד עלולה להיתפס כמטרה מופשטת מכדי להנחות את תהליך עיצוב המשרד באופן אפקטיבי.

 

במקום זאת, כדאי לתרגם מטרה רחבה זו ליעדים מוחשיים יותר ושאינם ניתנים לערעור. למשל, ניתן לשאוף להגברת יעילות העלות, טיפוח אינטראקציה בין עובדים, הגברת היצירתיות והחדשנות, או שיפור שביעות רצון העובדים. מטרות אלו יידונו בפירוט בסעיפים הבאים, תוך הדגשת הקשרים ביניהן ובין עיצוב המשרד.

 

הפחתת עלויות בתכנון ועיצוב משרדים

 

שטחי משרדים הם מטבעם יקרים ולעיתים קרובות אינם מנוצלים בצורה אופטימלית, מה שמוביל לבזבוז משאבים יקרי ערך. הפחתת עלויות היא יעד מרכזי בפרויקטים רבים של עיצוב משרדים. לדוגמה, תחנות עבודה בבנייני משרדים מנוצלות פיזית רק 50 עד 60 אחוז מהזמן, מה שמצביע על פוטנציאל משמעותי להפחתת עלויות. למרות זאת, יש לקחת בחשבון שהן כרוכות בהוצאות משמעותיות כמו השכרה, קירור, תחזוקה וניקיון, מה שמוביל לאי-ניצול של משאבים.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- הגדלת ניצול החלל: יש לפתח אסטרטגיות למקסום השימוש במרחבי העבודה ובאזורי המשרד. זה עשוי לכלול אימוץ תחנות עבודה גמישות, עידוד עבודה מרחוק, או יצירת אזורים משותפים לעבודה שיתופית. חידושים טכנולוגיים בתחום יכולים גם לסייע להגביר את הניצול של המרחב.

 

- צורך בהפחתת עלויות: זיהוי ברור של הצורך בהפחתת עלויות והבנת היתרונות הצפויים יכולים לסייע להנחות את קבלת ההחלטות. כאשר כל עובד מבין את החשיבות של חיסכון במשאבים, זה עשוי להוביל לתודעה קולקטיבית של יעילות.

 

- צפיפות החלל: הגדלת צפיפות החלל יכולה להפחית משמעותית את עלויות הנכס. הטמעת מדיניות שיתוף שולחנות יכולה לצמצם את הצורך בתחנות עבודה בודדות, ובכך לאפשר ניצול מרבי של המרחב.

 

- הפחתת שטח הרצפה: בחינת אפשרויות להקטנת שטח הרצפה מבלי לפגוע בנוחות ובפרודוקטיביות של העובדים היא חיונית. תחנות עבודה בחלל פתוח, למשל, יכולות להכיל יותר עובדים באותו אזור, ובכך לסייע להוזיל עלויות.

 

- סטנדרטיזציה וגמישות: סטנדרטיזציה של גודל ותצורה של חללים עשויה להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות. עיצובים גמישים שניתן להתאים בקלות לצרכים שונים או לגדלים שונים של צוות יכולים לשפר את היכולת של הארגון להסתגל לשינויים מהירים בשוק.

 

שיקול חשוב נוסף הוא האיזון בין עלויות השקעה לעלויות שוטפות. בעוד העלויות השוטפות של בניין משרדים מהוות רק 10 עד 20 אחוז מההוצאות התפעוליות, הן נמוכות יחסית לעלויות

 

 

הגברת הגמישות

 

קיים קשר הדוק בין הרצון להפחית עלויות לבין יצירת סביבה משרדית גמישה. בעידן הנוכחי, שבו ארגונים נדרשים להסתגל לשינויים תכופים במבנה ובתהליכי העבודה, חשוב שמבנים יהיו מסוגלים להקל על שינויים אלו באופן אופטימלי – עדיף במינימום עלות ובמינימום הפרעה לפעילות העסקית השוטפת.

 

במהלך תהליך התכנון, יש לקבוע את סוג הדינמיקה הארגונית שהבניין צריך להיות מסוגל להכיל. האם רמות כוח האדם נתונות לשינויים משמעותיים? האם הרכב הצוותים משתנה לעיתים תכופות? או שמא הארגון כולו עשוי לעבור שינויים מהותיים כתוצאה ממיזוגים או חלוקות?

 

שיקולים רלוונטיים

 

1. רמת הגמישות הנדרשת בבניין: עד כמה הבניין צריך להיות גמיש? האם יש אפשרות להרחיבו או לחלקו ליחידות משנה, המספקות אופציות לצמיחה או להצטמקות של הארגון?

 

2. גמישות הפריסה המרחבית: באיזו מידה צריכה התכנון המרחבי להיות גמיש, ולספק אפשרויות למשרדים שונים בתוך אותו מבנה? יש לשקול גם את גמישות תחנות העבודה, האם הן צריכות להיות אוניברסליות, ולאפשר העברת עובדים עם מינימום התאמות טכניות.

 

3. סוגי הגמישות הנדרשים: יש להבחין בין גמישות בנייה (בניינים שניתן להרחיב, לפצל או לשכור), גמישות מרחבית (תכניות קומה שניתן לשנות בקלות ממשרדים סלולריים לחללים פתוחים ולהפך), וגמישות במקום העבודה (מקומות עבודה שניתן להשתמש בהם בצורה גמישה על ידי כל עובד).

 

4. סטנדרטיזציה של תחנות עבודה וחדרי ישיבות: שיקול חשוב נוסף הוא סטנדרטיזציה של גדלי תחנות העבודה וחדרי הישיבות. כאשר רוב חללי העבודה וחללי הישיבות הם באותו גודל או לפחות בגודל מודולרי, השינויים בסביבת העבודה הפיזית הופכים לזולים יותר ופחות מפריעים, ומאפשרים לארגון להסתגל במהירות לדרישות המשתנות של השוק.

 

באופן כללי, גמישות בעיצוב המשרד היא כלי מרכזי להבטחת שהארגון יוכל להגיב במהירות וביעילות לשינויים, תוך שמירה על רמה גבוהה של פרודוקטיביות ושביעות רצון העובדים.

 

 

 

עידוד אינטראקציה

 

אינטראקציה בין עובדים נתפסת כגורם מרכזי להצלחות בביצועים ארגוניים. חילופי מידע וידע לא רק משפרים את הלמידה הארגונית ועבודת הצוות, אלא גם מגבירים את הלכידות החברתית ואת ההפריה ההדדית. הפריסה הפיזית של סביבת העבודה משחקת תפקיד מכריע בכך, כאשר תכניות הקומה ממקמות אנשים באופן שיכולה לעודד או לעכב אינטראקציה.

 

השאיפה לעודד אינטראקציה מתורגמת לרוב לפריסות משרדים פתוחים, המפרקות מחסומים פיזיים וסמליים לתקשורת. פתרונות עיצוב נוספים כוללים שיפור הצמידות בין קבוצות, שימוש במחיצות שקופות ויצירת נקודות מפגש טבעיות כמו טרקליני עבודה ובתי קפה. כל ההתערבויות הללו מסייעות בדרך כלל להניע אינטראקציה.

 

מהי המטרה העיקרית של עידוד אינטראקציה? (למשל, למידה במקום העבודה, שיפור עבודת צוות, שיפור קבלת החלטות)

 

חשוב להכיר בכך שהאינטראקציה אינה תלויה רק בפריסה המרחבית. התנהלות חברתית, התנהגות ותרבות ארגונית הם מרכיבים חשובים לא פחות. כמו כן, יש להבין שהצד השני של עידוד אינטראקציה הוא הרעש וההמולה המוגברים במשרד. קשה לקבוע את השפעתם על פרודוקטיביות העובדים, אך חוסר פרטיות חברתית וויזואלית עלול להשפיע לרעה על משימות הדורשות ריכוז. ארגונים שונים עשויים לחפש איזון שונה בין תקשורת לריכוז.

 

תמיכה בשינוי תרבותי

 

ארגונים רבים משקיעים משאבים רבים בשינוי התרבות הארגונית שלהם, אך שינוי כזה הוא אחת המשימות הניהוליות הקשות ביותר. תרבות ארגונית היא שורשית וקשה לשינוי. עיצוב המשרד, לעומת זאת, יכול לשמש ככלי רב עוצמה בתהליך זה.

 

המבנים והמרחבים הפיזיים הם מוחשיים ונוכחים תמיד. לכן, עיצוב המשרד עשוי להיות כלי יעיל יותר לשינוי תרבותי מאשר נאומים ניהוליים או ניוזלטרים. למשל, מיקום פיזי של מנהלים בכירים ועובדים זוטרים באותו מרחב יכול להיות הרבה יותר משמעותי מאשר רק לקבוע שהארגון צריך להיות פחות היררכי.

 

שיקולים רלוונטיים

 

1. מהו המסר שהמשרד אמור להעביר לצוות ולמבקרים?

2. עד כמה המסר הזה תואם את התרבות הקיימת?

3. כיצד המשרד החדש משתלב בתוכנית רחבה יותר של שינוי תרבותי?

4. מהן מילות המפתח הקשורות למשרד החדש (למשל, דינמי, חדשני, מפוכח, נעים, מסביר פנים)?

 

שינויים בפריסה ובעיצוב העבודה

 

סביבה שנועדה לתמוך בשינוי תרבותי צריכה להתאים לשינויים בסגנון הניהול ובשיטות העבודה. על הארגון לשקול היטב איזה סוג של תרבות הוא רוצה ליצור ומהי הזהות האמיתית שלו. זה עשוי להיות לא פרודוקטיבי ליצור משרד אולטרה-מודרני כאשר הארגון פועל במנטליות קונבנציונלית.

 

עידוד יצירתיות

 

יצירתיות הולכת ותופסת מקום מרכזי הן בתהליכי עבודה ארגוניים והן בתהליכים אישיים. עסקים רבים שואפים להצטיין בזכות היכולת לחדש ולהתחדש, ויצירתיות היא חיונית להשגת מטרה זו. פריסה ועיצוב סביבת העבודה יכולים לשחק תפקיד מכריע בכך, על ידי יצירת חללים שמעוררים חילופי רעיונות ספונטניים, כמו גם אזורים מבודדים המיועדים לחשיבה אישית.

 

באופן כללי, עבודה יצירתית מאופיינת הן בהוויה קוגניטיבית מאוד והן בהוויה חברתית מאוד.

 

שיקולים רלוונטיים

 

1. איזה סוג של יצירתיות המשרד צריך לעורר? (למשל, יצירתיות אישית או תהליכים קבוצתיים)

  

2. עובדים יצירתיים זקוקים לשילוב של אינטראקציה תכופה עם עמיתים וריכוז אינטנסיבי. עבודה כזו עשויה לדרוש חללים פתוחים דמויי אטליה, או שילוב של חללי עבודה פרטיים עם אזורי מפגש לא פורמליים. בנוסף, יש להקדיש תשומת לב רבה לניתוב המרחבי במשרדים, במטרה להגביר מפגשים מקריים להפריה הדדית.

 

3. באיזו מידה יש לעודד יצירתיות? (למשל, סביבת עבודה יצירתית לחלוטין או מספר מוגבל של חללים ייחודיים כמו חדרי סיעור מוחות)

 

4. באיזו מידה יש לתמוך ביצירתיות באמצעות 'אביזרים', צורות, חומרים וצבעים שונים?

 

שימוש בצורות, חומרים וצבעים מקבל תשומת לב רבה. ארגונים יצירתיים נוטים לבחור בתכניות עיצוב צבעוניות ומגוונות, שמכילות 'אביזרים' כמו שולחנות ביליארד, קופסאות נגינה או פופים. עם זאת, סביבות 'מהנות' כאלה לא תמיד מתאימות לכל תהליך יצירתי או סוג ארגון. גם סביבות נקיות ומינימליסטיות, כמו מעבדות וחללי מחקר, יכולות להיות יצירתיות לא פחות. הדבר החשוב ביותר הוא שהסביבה אינה מגבילה, ומאפשרת למשתמשים חופש לחשוב ולפעול.

 

גיוס ושימור צוות

 

עבור כמעט כל ארגון, גיוס צוות איכותי ושימור כוח אדם מיומן הם קריטיים להצלחה. ניתן להשיג זאת באמצעות מתן עבודה משמעותית, הזדמנויות קריירה מבטיחות ותגמול כספי אטרקטיבי. עם זאת, גם סביבת העבודה הפיזית משחקת תפקיד משמעותי. יצירת סביבה נוחה ואטרקטיבית מעידה על כך שהעובדים מוערכים, והיא יכולה להשפיע רבות על הרושם שמקבלים המועמדים הפוטנציאליים.

 

באופן כללי, יצירת סביבת עבודה מושכת קשורה לשמירה על בריאות ורווחת העובדים.

 

שיקולים רלוונטיים

מה מוערך על ידי העובדים בסביבת העבודה?

עובדים מעריכים משרדים נוחים, מוארים היטב, מאווררים ומעוצבים ארגונומית. יחד עם זאת, כדי לשמור על אושר הצוות, יש לקחת בחשבון גם את הצרכים והרצונות הפסיכולוגיים וההתנהגותיים שלהם. חלק מהעובדים עשויים להעדיף פרטיות ומרחב אישי, בעוד אחרים יתמקדו בזמינות של בתי קפה או חדרי קריאה. חופש העבודה בכל מקום ובכל זמן נחשב גם הוא לגורם משמעותי בעיניהם.

 

  עד כמה חשובה להם סביבת העבודה הפיזית?

  מהם סוגי סביבת העבודה שהמתחרים מצליחים להציע?

 

  כאשר מציגים קונספטים משרדיים יעילים יותר, מהן התועלות לעובדים?

 

חשוב לוודא שהדרישות והרצונות של העובדים תואמים את האינטרסים של הארגון בכללותו. לדוגמה, יישום של שיתוף שולחנות או משרדים פתוחים עשוי לעורר התנגדות. במקרים כאלה יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לצרכים של העובדים. על אובדן המרחב האישי ניתן לפצות, למשל, באמצעות עיצוב אטרקטיבי יותר וכלים משרדיים מתקדמים, או להציע מגוון רחב יותר של חללי עבודה לבחירה.

 

הביעו את המותג

 

מיתוג עוסק ביצירת תדמית או תפיסה מסוימת של הארגון, מוצריו ושירותיו בקרב לקוחות ובעלי עניין אסטרטגיים. Traditionally, המיתוג נמצא באחריות מחלקות השיווק, ומתמקד בעיקר בלוגואים, אריזות, אתרי אינטרנט ופרסומות. אך כפי שצוין קודם לכן, ניתן להשתמש גם בסביבת העבודה הפיזית כדי להעביר מסר או זהות מסוימת, כשהיא פועלת כחלון ראווה או ככרטיס ביקור תלת מימדי לעולם החיצון.

 

 

אמצעי נפוץ למיתוג המשרד

הסביבה היא שילוב של "ויזואליזציה של המותג" (לוגו, סיסמאות וצבעי חברה) בעיצוב הבניין. זו דרך ישירה ומילולית למיתוג. בנוסף, קיימות גם דרכים עדינות יותר לבטא את המותג של החברה. לדוגמה, חברה שמעוניינת למתג את עצמה כחדשנית עשויה לבחור בקונספט משרדי עם טכנולוגיה מתקדמת, חדרי סיעור מוחות ייחודיים ומרחבי עבודה נוחים לתקשורת לא פורמלית.

 

שאלות למחשבה

 

- האם לארגון יש אסטרטגיית מיתוג ברורה?

- האם תפיסת המשרד החדשה קשורה לתוכנית רחבה יותר של מיתוג או שיווק פנימי וחיצוני?

- האם יש צורך בהבחנה בין ה'פרונט אופיס' ל'משרד האחורי'?

- איזה מסר המשרד צריך להעביר לעובדים ולמבקרים (כגון יושרה, סודיות, יצירתיות וחופש)?

- עד כמה מסר המיתוג הרצוי תואם את הזהות הקיימת של הארגון?

 

כאשר בוחנים מיתוג ועיצוב משרדים, חשוב להבין שתחומי משרד שונים דורשים ביטויי מיתוג שונים. ב'משרדי חזית', שבהם מתקבלים מבקרים באזורי המתנה וחדרי מפגש, המיתוג יכול להיות מפורש וישיר, ומשאיר רושם חזק על המבקרים. לעומת זאת, ב'משרדים האחוריים', המיועדים לעובדים בלבד, המיתוג עשוי להיות מכוון ועדין יותר, כדי לא להסיח את הדעת מתהליכי העבודה היומיומיים.

 

 

 

צמצום ההשפעה הסביבתית

 

בנייני משרדים משפיעים רבות על הסביבה, כיוון שהם דורשים כמויות גדולות של חומרי גלם לבנייה ומשאבים טבעיים להפעלתם. לצד תחבורה ונסיעות, הם מהווים את הצרכן הגדול ביותר של אנרגיה, ובכך תורמים משמעותית לפליטת גזי חממה. בנוסף, תפעול בנייני משרדים צורך כמויות נכבדות של מים ומייצר פסולת רבה.

 

הבחירה בתפיסת המשרד — כולל טביעת הרגל של עמדות העבודה והאם יהיו משותפות או פרטיות — משפיעה באופן ניכר על ההשפעה הסביבתית של הבניין. עמדות עבודה קטנות וגמישות לא רק מצמצמות את דרישות השטח, אלא גם דורשות פחות חומרים, פחות תחזוקה, פחות חימום וקירור, פחות תאורה וניקיון, ופחות עבודות הריסה בסוף מחזור החיים.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- כיצד ניתן להקטין את טביעת הרגל הפחמנית של המשרד?

- אילו אפשרויות קיימות לצמצום צריכת חומרי הגלם?

- איך ניתן להפחית את צריכת האנרגיה והמים?

- מהן הדרכים לצמצם את ייצור הפסולת?

- כיצד ניתן להגביר את מיחזור האנרגיה, המים והפסולת?

 

הגמישות של שטחי המשרד מאפשרת גם חיסכון משמעותי בסביבה. אם כל שינוי במבנה הארגוני או בתהליכי העבודה דורש עבודת בנייה נרחבת, ההשפעה הסביבתית תהיה שלילית. משרד פתוח וגמיש יכול להפחית את הצורך בשיפוצים כאשר מתרחשים שינויים. במקרים קיצוניים, בנייני משרדים יכולים להיות גמישים דיים כדי להכיל גם שימושים שונים לחלוטין, כגון דירות.

 

שיקולים סביבתיים נוספים נוגעים לתכנון וההתאמה של הבניין. אלה עשויים לכלול שימוש בחומרים בני קיימא, תכנון שמצריך תחזוקה מינימלית, מקורות אנרגיה חלופיים וחימום או קירור רק במהלך שעות הפעולה הליבה.

 

 

---

 

לפני הכניסה לשלב התכנון, על הארגון לבצע מספר בחירות קריטיות לגבי המיקום ודרך העבודה.

 

בחירות מכריעות

 

בעת תרגום היעדים הארגוניים, כפי שתואר בפרק הקודם, לסביבת עבודה מוחשית, יש לקבל מספר החלטות חשובות. היכן ואיך אנחנו רוצים לעבוד? אילו סוגי חללי עבודה תומכים בצורה הטובה ביותר בפעילות שלנו? עד כמה אנחנו מנצלים טכנולוגיות חדשות? שאלות אלו, ודומות להן, מקבצות לשישה נושאים קריטיים לקבלת החלטות.

 

1. מיקום: האם המשרד הוא המקום המרכזי או שיש מקום אחר?

  

2. שימוש: האם העובדים מקבלים עמדת עבודה אישית או עושים שימוש משותף בחללי עבודה?

 

3. פריסה: האם המשרד כולל שטחים פתוחים, חדרים סגורים, או שילוב מאוזן של השניים?

 

4. מראה: האם המשרד הוא חלל ניטרלי ומעשי, או אקספרסיבי ומושך חזותית?

 

5. תיוק: האם העובדים פועלים בסביבת עבודה דיגיטלית בלבד, או שיש מקום למסמכים פיזיים?

 

6. סטנדרטיזציה: האם יש תפיסה אחידה לגבי המשרד לכל הארגון, או שהמחלקות יכולות לבחור שיטות שונות?

 

מקום

 

עובדים ניידים, המצוידים בטלפונים חכמים או מחשבים ניידים, נהנים כיום מאלטרנטיבות רבות למבנה המשרדים המסורתי. למרות זאת, חלק גדול מהעסקים עדיין תלויים במיקום. רוב העובדים נוסעים יומיום למשרד, מתמודדים עם פקקים ותחבורה ציבורית צפופה.

 

עם הזמן, עובדים מבקשים יותר חופש וגמישות בעבודתם, דבר שמוביל לשיפור שביעות רצון והתפוקה. יחד עם זאת, עבודה מרחוק עשויה לפגוע באינטראקציה פנים אל פנים בין עמיתים, והניהול מרחוק מחייב רמת אמון גבוהה בין המנהלים לעובדים.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- עד כמה יש צורך בפגישות פנים אל פנים במשרד?

- האם יש אמון מספיק בין המנהל לעובדים כדי לאפשר עבודה ניידת?

- האם המנהלים יכולים לעבור מניהול מבוסס פיקוח לניהול מבוסס תוצאות?

- האם עבודה ניידת תורמת לשיפור ביצועים?

 

הבנת הרלוונטיות של עבודה ניידת משתנה מארגון לארגון ומסוג עבודה לסוג עבודה. עבודה ניידת מתאימה במיוחד למשרות שמטבע הדברים ניידות, כמו נציגי מכירות, אבל עשויה להיות פחות מתאימה לתפקידים מסורתיים במשרד.

 

 

 

תנאי העבודה הרחק מהמשרד

 

עבודה ניידת

 

יתרונות:

- חופש וגמישות: עובדים נהנים מחופש רב יותר וגמישות בשעות העבודה.

- עלייה בפריון אישי: יש פוטנציאל לשיפור התפוקה של העובדים.

- שילוב עבודה וחיים פרטיים: מאפשר איזון טוב יותר בין עבודה לחיים אישיים.

- הפחתת צורך בשטחי משרד יקרים: בשילוב עם שימוש גמיש בחללים, ניתן להפחית את הצורך במשרדים קבועים.

- צמצום בזבוז משאבים: יכול לסייע בהפחתת ניצול יתר של שטחים.

 

חסרונות:

 

- אינטראקציה מוגבלת: יש פחות מפגשים פנים אל פנים בין עמיתים, מה שעלול להשפיע על הקשרים החברתיים.

- סכנה לירידה בפריון קבוצתי: עלולה להתקיים ירידה בשיתוף פעולה ובפרודוקטיביות הקבוצתית.

- טשטוש גבולות: עבודה מרחוק עלולה לערער את הגבולות בין העבודה לחיים הפרטיים.

- הצורך בהשקעה: דרושה השקעה מראש בתנאי עבודה מתאימים ובכלים שתומכים בעבודה ניידת.

- דרישה לאמון: הצלחה בעבודה ניידת מצריכה רמה גבוהה של אמון בין מנהלים לעובדים.

 

 

 

שימוש בתחנות עבודה

 

תחנות העבודה זמינות לפרק זמן מוגבל, ורבים מהשולחנות והכיסאות נשארים ריקים כאשר המשתמשים שלהם משתתפים בפגישות פנימיות, עובדים במשרדי לקוחות או נעדרים בחופשות שנתיות. דפוסי הפעולה משתנים, ועבודה מחוץ למשרד מפחיתה משמעותית את שיעורי הניצול. שיעורי ניצול נמוכים מספקים בסיס עסקי חזק להחדרת סביבת עבודה שבה עובדים משתמשים בשולחנות חמים.

 

בעת הצגת סביבת עבודה גמישה, יש צורך לעודד עובדים לוותר על "טריטוריות" אישיות. שיתוף שולחנות דורש מעורבות, תקשורת והכוונה כדי להצליח.

 

עם זאת, חשוב לקבוע עד כמה המשרד צריך להיות גמיש. כמה תחנות עבודה יש לקבוע עבור מספר מסוים של עובדים? לצורך כך, דרושים נתונים מדויקים על הניצול הממוצע והניצול המקסימלי של חללי העבודה. כמו כן, יש לקחת בחשבון את מידת הייעוד של כל חלל. במקרים קיצוניים, עובדים עשויים להיות רופפים לחלוטין בבניין משרדים, אך רוב הארגונים מעדיפים להעניק למחלקות או ליחידות עסקיות ייחודיות.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- מהו הניצול הממוצע והניצול המקסימלי של תחנות העבודה (נמדדים על פני שבועות שונים)?

- כמה עובדים עובדים במשרה חלקית ובאיזו מידה עובדים מחוץ למשרד?

- האם כל המתקנים הדרושים – ריהוט מתכוונן ופתרונות ICT גמישים – זמינים?

- מהו פוטנציאל החיסכון, בהתחשב בהשקעות הנדרשות מראש?

 

בנוסף, חשוב להבטיח שהעובדים מקיימים אינטראקציה מספקת עם עמיתים.

 

הרלוונטיות והרווחים הפוטנציאליים של סביבת עבודה גמישה משתנים מאוד בין ארגונים וסוגי משרות. עובדים ניידים לרוב לא יעריכו תחנת עבודה אישית כאשר הם נהנים מסביבת עבודה אטרקטיבית ומאובזרת היטב. לעומת זאת, עובדים שמבלים את רוב זמנם במשרד עשויים להיות פחות נלהבים משימוש משותף בתחנות עבודה.

 

יתרונות:

 

- שימוש יעיל בשטחי משרדים יקרים.

 

חסרונות:

 

- עובדים עשויים לבחור בין סוגים שונים של תחנות עבודה.

- דרישה לשיטת עבודה נטולת נייר, מה שמחייב מדיניות קפדנית של ניקיון שולחן.

- חוסר מרחב לפעילויות שונות.

- סיכון לחוסר אינטראקציה בצוות כאשר עובדים נעים בין תחנות עבודה.

- עלול לפגוע בתחושת השייכות של העובדים.

- תהליכים עשויים להיות פחות יעילים, עם סיכוי לתור לחללי עבודה מועדפים.

 

 

 

מערך (תכנית)

 

ההתאמה הפיזית של בניין משרדים היא החלטה ארגונית חשובה, שכן היא משפיעה משמעותית על אופן התקשורת והתחושות של העובדים. משרדים בחלל פתוח, לדוגמה, מקדמים אינטראקציה, אך יכולים גם לגרום לרעש וחוסר פרטיות. משרדים סולריים, מנגד, מספקים ריכוז וסודיות, אך עלולים להוביל לבידוד חברתי.

 

ריכוז ללא הפרעה מתאפשר בדרך כלל בחללים המציעים פרטיות ושקט. עובדים העוסקים במשימות שגרתיות או בצוותים יכולים להרגיש נוח במקומות פתוחים. חשוב לשים לב גם לתרבות הארגונית; חדרים פרטיים עשויים לתמוך בתרבות היררכית או אינדיבידואליסטית, בעוד שפריסות פתוחות מדגישות ערכים קבוצתיים ומבנים ארגוניים רוחביים.

 

למרות שהמשרד הסלולרי היה פופולרי, המשרד הפתוח הפך לפתרון הרווחי כיום.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- מהו האיזון הרצוי בין תקשורת לריכוז?

- עד כמה יש צורך בשיתוף פעולה עם אינטראקציה תכופה?

- באיזו מידה נדרשת פרטיות וחיסיון לפגישות אחד על אחד?

- האם גודל החדר והשפעתו על הפרטיות נחשבים כסמל סטטוס?

- כמה גמישה ויעילה היא סביבת העבודה?

 

פתרון הפריסה האופטימלי תלוי בפעילויות שדורשות התמקדות. לדוגמה, עובדים עם משימות מורכבות זקוקים לסביבה שקטה.

 

תכנית "פתוחה" (פריסה פתוחה)

 

יתרונות:

- מעודדות אינטראקציה

- שימוש יעיל בשטחי משרדים יקרים

- ניתן להגדיר מחדש בקלות תחנות עבודה

- משקפות תרבות עסקית פתוחה

 

חסרונות:

- סכנת רעש והפרעות

- חוסר פרטיות ויזואלית

- צפיפות

- חוסר אפשרויות לשליטה אישית באקלים (טמפרטורה, אוורור, אור)

- התנגדות מצד עובדים המורגלים למשרדים סולריים

 

במידה ונעשה תכנון נכון, ניתן לשלב את היתרונות של שני העולמות וליצור סביבה עבודה מתאימה לצרכים השונים של העובדים.

 

נראות

עיצוב המשרדים מהווה ביטוי ברור לתרבות וזהות הארגון. ה'מראה והתחושה' של הבניין משפיעים על הרושם הראשוני שמקבלים המבקרים, ויש להם השפעה משמעותית על האווירה הכללית בעבודה. לדוגמה, קומת משרדים פתוחה מלאה בתחנות עבודה מודולריות באפור תיצור רושם ואווירה שונה לחלוטין מאשר חלל דמוי מועדון עם רהיטים מעוצבים.

 

מפתה לחשוב כי כל המשרדים צריכים להיות חיים וצבעוניים יותר, שכן רבים מהם נראים קודרים ומשעממים. עם זאת, יצירת עיצוב משרד מרהיב אינה מטרה בפני עצמה; יש לקבוע מה יתאים בצורה הטובה ביותר לארגון. במקרים מסוימים, העיצוב צריך להיות ניטרלי ותועלתני, במיוחד כאשר הארגון מעוניין לשדר תדמית חסכונית ולא לבזבז כספים על עיצוב יוקרתי. במקרים אחרים, עיצוב אקספרסיבי ומרשים עשוי להציג ייחודיות ולשדר לעולם כי מדובר במשרד מיוחד.

 

ישנם אתגרים עיצוביים שיש לקחת בחשבון, כמו לקבוע שהמשרד יהיה 'רציני ויציב' מבלי להיות משעמם או רשמי. דרכים נוספות לתקשורת הביטוי הרצוי כוללות תמונות התייחסות ושימוש במטאפורות כמו 'מועדון', 'עיר', 'מעבדה', 'מפעל' או 'קמפוס'.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- האם הביטוי של המשרד תואם לאסטרטגיית המיתוג או לתרבות הארגונית הרצויה?

- האם בעלי העניין השונים חולקים את אותה השקפה לגבי המראה או שיש להם רעיונות סותרים?

- האם הביטוי הרצוי מוגדר בבירור ולא מעורפל מדי?

 

כדי לקבוע איזה סוג של ביטוי הוא הרלוונטי, יש לבצע ניתוח של המותג והתרבות של הארגון. מומלץ לבקר בפרויקטים אחרים כדי לקבל השראה ורעיונות, ולנסח את הביטוי הרצוי במספר מצומצם של מילות מפתח.

 

- באיזו מידה יש לשלוט ולנהל את הביטוי של המשרד? האם יש מקום לקלט מהמשתמשים, כמו להביא אביזרים אישיים כמו פוסטרים או צמחים?

- האם יש הבדל ב'מראה והתחושה' בין אזורים העובדים לאזורים המיועדים למבקרים?

 

עיצוב אקספרסיבי

 

יתרונות:

- עשוי להפוך את המשרד למקום עבודה אטרקטיבי יותר, ידידותי ומזמין.

- תורם לבניית המותג ותקשורת הייחודיות של הארגון.

- יכול ליצור פרסום ולמשוך מבקרים לבניין.

 

חסרונות:

- גירויים חזותיים (צבעים, צורות והודעות) עלולים להסיח את דעת העובדים.

- "אפקט הוואו" עלול להימשך זמן קצר לאחר המעבר לעיצוב טרנדי מדי.

- עיצוב מרהיב עלול להתיישן במהירות, והשקעה גדולה בעיצוב עלולה לא תמיד לשדר את הרושם הנכון ללקוחות ובעלי עניין.

 

 

תיוק

 

בבניין משרדים רגיל, חלק ניכר מהשטח הפנוי מוקדש לאחסון תיקי נייר ומסמכים. כאשר מדובר בעבודה ניידת או בסביבת עבודה גמישה, קבצים ומסמכים פיזיים יכולים להוות מכשול משמעותי. עובדים מתקשים לפעול באופן חופשי כאשר עליהם לשאת איתם ערימות נייר. בנוסף, תיוק נייר עלול לעכב את חילופי הידע בארגון, שכן קל יותר לשתף מידע דיגיטלי מאשר מידע המוחבא בתיק אישי.

 

באמצעות כלים מתקדמים וידידותיים יותר לסריקה, אחסון ועיבוד נתונים, ארגונים פונים יותר ויותר לדיגיטל. עם זאת, קבצים ומסמכים פיזיים עדיין קיימים. אחת הסיבות להעדפת נייר היא קלות הקריאה והנוחות שבשימוש בעותק מודפס, שמאפשר לעיין במסמכים מתחילתם ועד סופם מבלי לגלול בין העמודים. למרות התקדמות כמו ספרים אלקטרוניים, המעבר למשרד ללא נייר עדיין מצריך מאמץ משמעותי.

 

עיתונאים ומעצבים הם דוגמאות טובות לעובדים שיכולים להתנגד למעבר לניהול דיגיטלי נוקשה. לעומתם, עובדים בתפקידים כמו בקרים או מנהלים עשויים להראות פחות התנגדות לסגנון עבודה דיגיטלי, שכן הם כבר רגילים לשיטות עבודה שיטתיות.

 

שיקולים רלוונטיים

 

- באיזה סוג מידע מתמודדים העובדים ובאיזו מידה ניתן לדיגיטל את זה?

- האם כל הכלים הטכנולוגיים הדרושים זמינים והעובדים מוכשרים לעבודה דיגיטלית?

 

מידת הדיגיטליזציה המתאימה תלויה הן בתהליכי העבודה הקיימים והן בתרבות הארגונית. משרדים ללא נייר מתאימים במיוחד לבירוקרטיות יעילות העובדות עם נתונים מדויקים. מצד שני, מדיניות של שולחן נקי עשויה להיות פחות רלוונטית לארגונים עם תהליכי עבודה בלתי צפויים.

 

שאלות למחשבה

 

- כמה שטח מדף מוקצה לעובד לאחסון קבצים בשימוש תכוף?

- האם הארגון מורכב בעיקר מעובדים 'פילרים' או 'מאורגנים'?

- באיזו מידה מתאימה מדיניות 'שולחן נקי' לתוך התרבות הארגונית?

 

משרד ללא נייר

 

יתרונות:

- מידע דיגיטלי זמין בכל עת ובכל מקום.

- מאפשר עבודה גמישה וניידת.

- אין צורך בשטח תיוק פיזי.

- חללי עבודה מסודרים ואפשרות לניהול קל של המידע.

 

חסרונות:

- דורש השקעה מראש בחומרה.

- צורך בהדרכה והנחיות ברורות לעובדים.

- עשוי לסתור את הרצון הטבעי של אנשים לקרוא ולעבוד על נייר.

 

 

סטנדרטיזציה

 

בבחירות שנדונו עד כה, חשוב לשקול אם יש ליישם את ההחלטות על כל הארגון או אם יחידות עסקיות שונות יכולות לנקוט בגישות שונות. בדרך כלל, ארגונים אינם ישויות הומוגניות, אלא תמהיל של זרמי עבודה, אנשים ותרבויות שונות. לדוגמה, מחלקת שיווק שונה ממחלקת הנדסה, והשאלה היא עד כמה ההבדלים הללו צריכים להתבטא בתפיסת המשרד.

 

יתרון מרכזי ביישום קונספט אחיד הוא קלות הקבלה. לדוגמה, הכנסת סביבת עבודה גמישה תתקבל ביתר קלות אם תפיסה זו חלה על כל העובדים, כולל ההנהלה הבכירה. חלק מהמומחים טוענים שזו הדרך היחידה להבטיח הצלחה: ליישם את הקונספט בכל הארגון או לא ליישם אותו כלל. עם זאת, החיסרון של גישת "גודל אחד מתאים לכולם" הוא הסיכון לדוגמטיות יתר, שמתעלמת מההבדלים הקיימים בין המחלקות או היחידות העסקיות.

 

כדי להתאים את סביבת העבודה לצרכים ספציפיים, ניתן לאפשר לכל מחלקה לעצב את חדרי הישיבות הקטנים שלה בהתאם לצרכיה. כך, בעוד שהקונספט הכללי נשמר, המחלקות יכולות להשפיע על עיצוב סביבת העבודה שלהן.

 

 

שיקולים רלוונטיים

 

- כמה הבדל תרבותי קיים בין המחלקות ו/או היחידות העסקיות השונות?

- האם רוב תהליכי העבודה דומים בכל הארגון או שקיימים הבדלים מהותיים?

- עד כמה חשוב לארגון להקרין תדמית ברורה ועקבית?

 

חשוב לקבוע מראש אילו עקרונות ומדיניות יש ליישם ואיפה ניתן לאפשר גמישות והתאמה אישית. לגבי פריסת המשרד, לדוגמה, ניתן לבצע סטנדרטיזציה של גודל החללים ומיקום המחיצות, בעוד שהשימוש המדויק בחללים יכול להיעשות על ידי המחלקות השונות. מחלקה אחת עשויה להשתמש בחללים סגורים ליצירת תאי לימוד, בעוד שאחרת עשויה לנצל את אותם חללים באופן שונה.

 

קונספט אחד לכולם

 

יתרונות:

- ברור יותר, קל יותר למכירה.

- גמיש ויעיל יותר מפתרונות מותאמים אישית לכל מחלקה.

- אזורים לא אפורים המאפשרים משא ומתן על חריגים לכלל.

 

חסרונות:

- סכנה לדוגמטיות יתר.

- עלול לגרום לתסכול בתהליכי עבודה ספציפיים שאינם "מתאימים".

 

 

חללי עבודה

 

חללי עבודה שניתן למצוא בקומות משרדים טיפוסיות. נתמקד בחללים שתוכננו במיוחד לפעילויות הקשורות לשולחן, כגון קריאה, כתיבה, שיחות טלפון ועבודת מחשב. עבור כל סוג חלל, נציין את השימושים והפעילויות, הגודל, הפריסה, יתרונות וחסרונות, כמו גם שיקולים שונים שיש לקחת בחשבון.

 

ההבחנה החשובה ביותר בין סוגי חללי העבודה היא גודלם ומידת סגירתם. החללים נעים בין משרדים פתוחים קטנים למשרדים סגורים גדולים, ומספקים דרגות שונות של פרטיות ויזואלית (האם משתמשים יכולים לראות אחרים או להיראות על ידם) ופרטיות אקוסטית (האם משתמשים יכולים לשמוע אחרים או להישמע על ידם). מאפיינים אלו משפיעים ישירות על האינטראקציה בין עובדי המשרד ועל יכולת הריכוז שלהם.

 

כדוגמה, תחנת עבודה בסיסית עם שולחן לעבודת מחשב, ניירת וארון תיוק, תדרוש שטח מינימלי של 6 מ"ר. משרד פרטי עם שני כיסאות נוספים לפגישות קטנות ידרוש שטח מינימלי של 9 מ"ר.

 

חשוב להדגיש שבעיצוב המשרדים בפועל, מומלץ להוסיף שטח נוסף לכל תחנת עבודה כדי להגביר את הגמישות. לדוגמה, הפיכת משרד משותף למשרד פרטי יכולה לשפר את השימוש בחללים.

 

הבחנה נוספת היא אופן השימוש בתחנות העבודה: האם הן מוקצות לאדם אחד או משותפות בין כמה עובדים? חלק מהחללים, כמו תאי לימוד או משרדים פרטיים, משמשים בדרך כלל על בסיס מוקצה, בעוד אחרים מיועדים לשימוש משותף.

 

נוסף על כך, יש להכיר בכך שהגדלים המינימליים שהוזכרו הם כלליים מאוד. בפועל, גודל תחנות העבודה מושפע מהתרבות המקומית, מהתקנות ומהעלויות. לדוגמה, חללי עבודה בלונדון או בהונג קונג נוטים להיות קטנים יותר מאלו באמסטרדם או שטוקהולם, בשל הבדלים בתרבות העסקית ובעלויות השטח.

 

כדי לקבוע את שטח הרצפה המינימלי המומלץ לכל סוג חלל עבודה, השתמשנו בטבלה הבאה כהנחיה:

 

| סוג חלל עבודה                   | שטח מינימלי מומלץ     |

|----------------------------------|------------------------|

| מקום בסיסי לכתיבה והקלדה       | 4 מ"ר                  |

| מקום נוסף להנחת נייר            | 1.5 מ"ר                |

| מקום לתיוק                      | 11 מ"ר                 |

| מקום לפגישות (כיסא נוסף)       | 11 מ"ר                 |

 

חללי עבודה – משרד פתוח

 

גודל ופריסה:

משרד פתוח הוא חלל עבודה המיועד ליותר מעשרה אנשים, מתאים לפעילויות הדורשות תקשורת תכופה וריכוז מועט.

 

שימוש ופעילויות:

- עבודה סולו הדורשת ריכוז מועט, כמו ניהול בסיסי.

- עבודה משותפת שדורשת אינטראקציה מאולתרת בין אנשים.

 

שיקולים:

- הקפד על אקוסטיקה (חומרים סופגים, תקרות אקוסטיות, מיסוך קול).

- שטח הרצפה המינימלי המומלץ הוא 6 מ"ר (65 רגל רבוע) לכל תחנת עבודה.

- הימנע מהסדרים שבהם אנשים יושבים עם הגב לכיווני תנועה.

- רצוי למקם את המשרד קרוב לחזית כדי להבטיח נוף וגישה לאור יום.

 

יתרונות וחסרונות

 

יתרונות:

- ניצול יעיל של החלל.

- יכולת להגביר את הצפיפות על ידי הוספת שולחנות עבודה נוספים.

- רמה גבוהה של גמישות מרחבית (קל לשנות את הפריסה).

- שיפור אינטראקציה ולמידה בין העובדים.

 

חסרונות:

- פרטיות אקוסטית וויזואלית מוגבלת.

- לא מתאים לעבודה הדורשת סודיות.

- אין אפשרויות לבקרת אקלים אישית.